L'idea: Aestima non ti dice quanto devi chiedere. Parte dai tuoi costi e dai tuoi tempi, fa i conti e ti mostra se il prezzo che scegli regge.
La prima volta
- Metti i tuoi numeriCompenso orario, margine, IVA e come arrotondare i tempi. Sono obbligatori: senza, l'app non calcola niente. Non ci sono cifre già scritte: le scrivi tu.
- Prepara la tua libreriaGli ambienti con il tempo che ci metti al metro quadro, le voci a tempo fisso, le voci a conteggio (ascensori, cassette postali…), gli extra e i livelli di servizio.
- Inserisci i dati della tua aziendaNome, referente, telefono, email, partita IVA e logo. Compaiono in alto sul PDF.
Il preventivo
- Scegli il clienteLo crei a mano o lo importi dalla rubrica.
- Canone mensile o intervento singoloIl canone è un prezzo fisso al mese; l'intervento singolo è un prezzo una tantum.
- Aggiungi i lavoriPer ogni ambiente scrivi i metri quadri (anche come calcolo, ad esempio 6,5 × 8 + 4 × 2,5). Per il canone scegli i giorni della settimana.
- Controlla il prezzoL'app mostra costi, margine e prezzo consigliato. Se hai già un prezzo in mente, ti dice se regge o se rischi di lavorare in perdita.
- Manda il PDFCon il tuo logo e i tuoi dati. Il nome del file riporta il numero del preventivo e il cliente in maiuscolo.
Il canone mensile, giorno per giorno
Per il canone l'app guarda il calendario vero: conta le volte in cui si lavora tra la data di inizio e la fine del contratto, e da lì ricava il canone mensile fisso.
- Frequenze diverse nello stesso preventivo. Ogni settimana, ogni 2, 3 o 4 settimane, una volta al mese (ad esempio l'ultima domenica) o una scelta libera, come un intervento ogni due mesi. I lavori con frequenze diverse compaiono in righe a parte.
- Mese parziale. Se il contratto parte (o finisce) a metà mese e in quei giorni si perderebbero degli interventi, il primo (o l'ultimo) mese si calcola a parte. Se non si perde niente, resta un solo canone.
- Sconto in percentuale. Si toglie dal prezzo e il PDF mostra la riga «Sconto del 10%». IVA e ritenuta si calcolano sul prezzo scontato.
- Ritenuta d'acconto. Facoltativa, per i clienti che la applicano.
I tempi
I tempi li scrivi in minuti oppure in secondi: 54 secondi al metro quadro diventano 0,9 minuti. L'arrotondamento (ore intere o minuti esatti) lo scegli nelle Impostazioni e, se un cliente lo richiede, anche dentro il singolo preventivo.
Dopo il preventivo
- Segui lo stato: inviato, accettato, in attesa.
- La schermata Oggi ti mostra gli interventi da fare; puoi cronometrare il tempo reale e confrontarlo con quello preventivato.
- Andamento riassume quanti preventivi hai fatto, quanti sono stati accettati e quanto valgono.
- Al sopralluogo puoi scattare le foto: restano attaccate al preventivo e al cliente.
- Il backup lo salvi tu in un file; l'app ti ricorda di farlo ogni settimana.